I termini nella riunione con la committenza
Nella riunione con la committenza ciò che è stato riscontrato in cantiere diventa una decisione. Per i termini questo significa che non basta stampare il programma attuale e posarlo sul tavolo. La direzione lavori deve spiegare che cosa significa.
Lo stato dei termini non è un’istantanea
Un diagramma a barre mostra a che punto sono le attività. Non risponde però alle domande che la committenza si pone davvero: teniamo la data di consegna? Dove perdiamo tempo e si può recuperare? Che cosa succede se una decisione richiede ancora due settimane?
La differenza tra rappresentazione e affermazione è il contributo proprio della direzione lavori in questo punto all’ordine del giorno. Chi mostra solo il programma lascia l’interpretazione al pubblico – con il rischio che ognuno vi legga qualcosa di diverso.
Che cosa comprende lo stato dei termini
Si è dimostrato utile percorrere gli stessi punti a ogni riunione. Ciò rende visibili i cambiamenti nel tempo e impedisce che un tema scompaia in silenzio:
- Avanzamento attuale rispetto allo stato convenuto.
- Milestone critiche – raggiunte, a rischio o spostate.
- Ritardi esistenti, con causa ed entità.
- Slittamenti che si profilano, prima che si verifichino.
- Decisioni della committenza con effetto sui termini.
- Effetti delle modifiche d’ordine sullo svolgimento.
- Date di occupazione e di consegna.
- Consegne e preconsegne come termini autonomi.
Le decisioni sono attività con una durata
Il punto che nella pratica manca più spesso: una decisione pendente della committenza incide sui termini come un termine di fornitura. Se una campionatura o un’aggiudicazione viene deliberata tre settimane più tardi del previsto, l’esecuzione che ne dipende slitta di altrettanto – solo che questo ritardo non compare in nessuna barra, perché si colloca prima dell’attività.
Per questo a ogni decisione pendente si accompagna l’indicazione di entro quando deve essere presa perché lo svolgimento regga. Ciò non trasferisce la responsabilità dei termini alla committenza – la rende solo visibile prima che diventi una domanda.
Riferire presto, finché è governabile
Sui termini la franchezza paga. Un ritardo nominato presto si può ancora assorbire con riorganizzazioni o lavori anticipati. Lo stesso ritardo, riferito solo quando tocca la data di consegna, consente ormai solo risposte costose – misure di accelerazione o uno spostamento.
Una riunione non dovrebbe quindi venire a conoscenza di un problema di termini solo quando non è più governabile. È meno una questione di franchezza che di preparazione: un ritardo incombente diventa visibile solo se il programma è stato aggiornato tra una riunione e l’altra.
In Menira lo stato attuale si esporta pronto per la stampa per la riunione – con il percorso critico evidenziato e le milestone attorno a cui la discussione si accende comunque.