Partager le planning avec le maître d’ouvrage
La voie habituelle est le courriel avec le PDF en pièce jointe. Elle fonctionne exactement jusqu’à la première modification. Dès lors, chaque destinataire détient un état qui n’est plus valable, et personne ne sait avec certitude qui possède lequel.
Ce qui rend la pièce jointe difficile
- L’état dans la boîte vieillit dès qu’une échéance se décale.
- Des versions antérieures restent en circulation et sont transférées.
- En séance, on parle d’états différents sans que cela se remarque.
- Un document une fois envoyé ne peut plus être retiré.
Le lien de partage
Un lien au lieu d’une pièce jointe inverse le rapport : le destinataire va chercher le plan au lieu de conserver une copie. Qui l’ouvre voit l’état en vigueur. Aucun compte n’est nécessaire – le lien suffit, ce qui fait la différence entre « consulté » et « jamais ouvert » pour le maître d’ouvrage et les entreprises.
Un partage suppose qu’il prenne fin. Une échéance limite la durée de validité du lien ; il peut être révoqué à tout moment auparavant. La diffusion reste ainsi traçable au lieu de se propager sans contrôle.
Quand la pièce jointe reste juste
Pour l’annexe à un procès-verbal ou pour l’archivage, le PDF figé est la bonne voie – là, l’état gelé est précisément ce qu’il faut. Le lien ne remplace pas la pièce jointe, il remplace les envois répétés.
Avec Menira
Un projet peut être publié sous forme de lien de partage : le destinataire voit le planning en PDF et peut le télécharger sans se connecter. La validité se règle à la création, et une révocation met fin à l’accès immédiatement.